wp51a6c445.png
HUISHOUDELIJK REGLEMENT

                                                            ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel  1
1. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld, aangevuld en/of gewijzigd door de Algemene Vergadering.
2. Aanvullingen en/of wijzigingen treden niet in werking, alvorens zij door de Algeme­ne  Vergadering zijn goedgekeurd en via de mededelingenborden bekend zijn gemaakt
dan wel aan alle leden zijn rondgezonden.
3. Ieder lid, erelid, lid van verdienste, verenigingskandidaatlid en ondersteunend lid wordt geacht de bepalingen van de statuten, reglementen, besluiten van de Algemene Vergadering en openbaar bekend gemaakte bestuursbesluiten te kennen en na te leven.
4. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten, noch wettelijke bepalingen.
5. Het bestuur verklaart ten aanzien van de veiligheid op het complex; de gevaren te identificeren; de risico’s te classificeren; de risico’s te beheersen; de risico’s zoveel mogelijk weg te nemen; alle benodigde veiligheidsmiddelen beschikbaar te stellen; te voldoen aan de relevante wet- en regelgeving; te streven naar continue verbeteringen.
Een ieder wordt van harte uitgenodigd om actief mee te werken aan verbeteringen betreffende de veiligheid.

 LIDMAATSCHAP
Verenigingskandidaatleden

Artikel 2
1. De aanvraag voor een verenigingskandidaatlidmaatschap moet schriftelijk worden ingediend bij het secretariaat van de Haagse Bond van Volkstuindersverenigingen.
2. Verenigingskandidaatleden worden door het bestuur op de verenigingswachtlijstgeplaatst in volgorde van ontvangst van de aanmelding bij de Haagse Bond nadat het betreffende verenigingskandidaatlid plaatsing op deze wachtlijst heeft geaccepteerd.
3. Een verenigingskandidaatlid betaalt jaarlijks een door de Algemene Vergadering vast te stellen contributie, welke bij vooruitbetaling dient te worden voldaan.
4. Is het verenigingskandidaatlid op de verenigingswachtlijst geplaatst dan kan hij/zij
door of namens het bestuur worden opgeroepen deel te nemen aan de werkbeurten zoals genoemd in het huishoudelijk reglement artikel 33 lid 1.
5. Vrijgekomen tuinen worden in volgorde van de ontvangst van de aanmelding aangeboden aan verenigingskandidaatleden.
6. Een verenigingskandidaatlid heeft het recht om tweemaal een aangeboden tuin te weigeren zonder dat dit gevolgen heeft voor zijn plaats op de wachtlijst.
7. Het bestuur beslist bij een derde weigering over het al dan niet handhaven van het desbetreffende kandidaatlid op de wachtlijst dan wel over het terugplaatsen van het kandidaatlid op de wachtlijst.
Toelating en proefperiode nieuwe leden
Artikel 3
1. De toelating van het verenigingskandidaatlid tot lid kan eerst plaatsvinden nadat de overeenkomst tot ingebruikneming tussen vereniging en lid is getekend en aan alle financiële verplichtingen is voldaan, waaronder begrepen het door de Algemene Vergadering vast te stellen entreegeld; één en ander onverlet hetgeen in artikel 6 lid 1 van de statuten is bepaald.
2. Indien het bestuur het lidmaatschap weigert te aanvaarden, is zij gehouden om met inachtneming van artikel 6 lid 2 van de statuten, uitvoering te geven aan hetgeen in artikel 8 van dit reglement is bepaald.
3. Voor nieuwe tuinleden geldt een proefperiode:
a. vanaf de datum dat een lid een nieuwe tuin heeft aanvaard, gaat er een proefperiode van zes maanden in;
b. indien kort voor het einde van de proefperiode bij het bestuur twijfels bestaan over de wijze waarop het lid invulling geeft aan zijn lidmaatschap, kan het bestuur het betreffende lid uitnodigen voor een evaluatiegesprek. Naar aanleiding van dit gesprek kan het bestuur besluiten het lidmaatschap door de vereniging te beëindigen met inachtneming van de bepalingen zoals genoemd in artikel 8 van de statuten, of de proefperiode met nogmaals zes maanden te verlengen. De uitkomst van het evaluatiegesprek zal door het bestuur tevens schriftelijk aan het betreffende lid worden medegedeeld;
c. indien aan het einde van de verlengde proefperiode het bestuur nog niet voldoende overtuigd mocht zijn van een goede invulling van het lidmaatschap, dan vindt het bepaalde bij punt b. overeenkomstige toepassing.

Rechten en verplichtingen leden

Artikel 4
1. Ieder lid heeft, met inachtneming van het in de statuten en reglementen bepaalde, de vrije beschikking over de tuin, die hem/haar in gebruik is gegeven, maar is verplicht de tuin vanaf het begin in goede staat te brengen en te houden. Oneigenlijk gebruik van de tuin, zoals het laten onderhouden door anderen dan huisgenoten is zonder toestemming van het bestuur niet toegestaan. Of de tuin niet goed wordt onderhouden of oneigenlijk gebruikt, beoordeelt het bestuur na overleg met de tuincontrolecommissie. De uitoefening van de hobby en het onderhouden van de tuin dient op een zodanige wijze te geschieden, dat er geen nadelige effecten voor het milieu (kunnen) optreden.
Het bestuur is bevoegd aanbevelingen te doen t.b.v. milieuvriendelijk tuinieren.
2. De tuin en de opstallen dienen, overeenkomstig de doelstelling van de vereniging, als een dagrecreatieve-accommodatie voor het lid, zijn/haar partner, gezinsleden en introducés. Het uitoefenen van beroepsmatige handelingen is verboden.
3. Leden zijn, tot het bereiken van de leeftijd van 70 jaar, verplicht deel te nemen aan algemene werkzaamheden (verzorging van de algemene groenvoorziening, verenigingsopstallen, openbare wandelpaden, etc.) ten behoeve van de vereniging volgens een door het bestuur vast te stellen rooster en waarvan aantekening wordt gehouden.
Het bestuur is bevoegd tot het verlenen van een ontheffing van de in dit lid bedoelde verplichting op grond van medische redenen, zonodig te staven door een daartoe strekkende medische verklaring.
4. Eigendommen van de vereniging moeten op verzoek van het bestuur of een door het bestuur aangewezen persoon worden ingeleverd.
Ereleden en leden van verdienste
Artikel 5
1. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van het betalen van contributie en het deelnemen aan algemene werkzaamheden.
2. Ereleden en leden van verdienste hebben toegang tot de jaarlijkse Algemene Vergadering. Ereleden hebben geen stemrecht.

 Ondersteunende leden

Artikel 6
1. Als ondersteunende leden van de vereniging kunnen toetreden personen die de vereni­ging financieel steunen met een minimum bijdrage, die jaarlijks door de Algemene Vergadering wordt vastgesteld. Het bestuur beslist over de toetreding van ondersteunende leden.
2. Ondersteunende leden hebben het recht van:
a. toegang tot het complex en het verenigingsgebouw;
b. deelname aan alle verenigingsactiviteiten;
c. toezending van het verenigingsorgaan;
d. bijwoning van de algemene vergaderingen:
e. het voeren van het woord in algemene vergaderingen mits hen dit door de
voorzitter is verleend; zij hebben daarin geen stemrecht.
3. Ondersteunende leden kunnen door het bestuur van het lidmaatschap worden ontheven op grond van gedragingen die in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement.

 Financiële verplichtingen

Artikel 7
1. De huur voor het gebruik, de contributie en andere (jaarlijkse) vergoedingen moeten twee weken na datum nota door het lid (lid van Verdienste daaronder begrepen) aan de penningmeester zijn voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen met het bestuur.
2. De financiële verplichtingen worden berekend over het verenigingsjaar, zoals is bepaald in artikel 11 van de statuten.
3. De huur wordt door de grondeigenaar (de gemeente) vastgesteld en de contributie en het inschrijfgeld door de Algemene Vergadering.

 Beroepsprocedure bij niet toelaten als lid

Artikel 8
1. Het bestuur is verplicht de persoon, waarvan het lidmaatschap niet is aanvaard, binnen een maand nadat een dergelijk besluit is genomen, schriftelijk en met redenen bekleed hiervan in kennis te stellen. Tegen de genoemde beslissing kan bij de Algemene Vergadering beroep worden aangetekend.
Betrokkene dient binnen een maand na ontvangst van de in kennisstelling schriftelijk en gemotiveerd aan het bestuur kenbaar te maken, dat  hij/zij tegen het besluit bij de Algemene Vergadering beroep wenst aan te tekenen. Betrokkene zal in de gelegenheid worden gesteld op deze Algemene Vergadering zijn/haar standpunt ter zake uiteen te zetten en te bepleiten.
2. De Algemene Vergadering besluit vervolgens of betrokkene alsnog tot het lidmaatschap zal worden toegelaten.

 Einde lidmaatschap, taxatie, waarborgsom

Artikel 9
1. Indien een lid zijn/haar lidmaatschap wenst te beëindigen dient dit uiterlijk drie maanden voor het einde van het verenigingsjaar schriftelijk aan het bestuur te worden medegedeeld.
2. Na ontvangst van onder 1. genoemde mededeling wordt gehandeld overeenkomstig het bepaalde in het taxatiereglement, welk reglement onverbrekelijk deel uit maakt van het huishoudelijk reglement. Indien het lid dat de opstallen en/of beplanting wil verkopen, en ook na hertaxatie, geen overeenstemming kan bereiken over de verkoopprijs dan kan hij/zij in beroep  gaan bij de Haagse Bond. De Haagse Bond zal vervolgens een taxatie uitvoeren conform de bepalingen in het taxatiereglement. De kosten die hier aan zijn verbonden zijn voor rekening van het betreffende lid. De uitspraak van de Haagse Bond is bindend voor beide partijen.
3. De vereniging zal voldoende initiatieven ondernemen om een nieuwe huurder voor de tuin te vinden, waarbij ook het betreffende lid zal trachten een nieuwe huurder voor de tuin te vinden.
4. Alvorens de beplanting en opstal(len) aan een (nieuw)lid worden overgedragen, dient het vertrekkende lid het taxatierapport voor akkoord te tekenen. Van het getaxeerde bedrag wordt een door de Algemene Vergadering vast te stellen waarborgsom ingehouden gedurende een periode van maximaal zes maanden, over welke waarborgsom de vereniging niet tot het vergoeden van enige rente is gehouden. Deze waarborgsom dient tot zekerheid voor betaling van de kosten van het opheffen van eventuele gebreken, die bij overname niet zijn geconstateerd.
5. Het bepaalde bij artikel 8 eerste lid van de statuten is hierbij voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing. Het lidmaatschap eindigt met de aanvaarding van het lidmaatschap en de tuin door een nieuw lid. Tot dat tijdstip blijft het lidmaatschap van het vertrekkende lid onverkort voortduren met inbegrip van de daarbij voortvloeiende rechten en financiële- en andere verplichtingen. Hetgeen uiteindelijk te veel door het vertrekkende lid mocht zijn betaald wordt hem gerestitueerd met dien verstande dat delen van een maand daarbij buiten beschouwing worden gelaten.
6. Mocht het vertrekkende lid door omstandigheden niet aan de onder lid 5 genoemde voorwaarden kunnen voldoen kan in overleg tussen het betreffende lid en het bestuur worden besloten ontheffing voor lid 5 te verlenen. De betreffende tuin zal vervolgens door de vereniging worden onderhouden. Mocht de betreffende tuin in een later stadium alsnog worden verhuurd, dan kan het vetrekkende lid geen aanspraken meer maken op de getaxeerde waarde van de tuin en de aanwezige opstal(len). De opbrengst van de tuin en opstal(len) komt in dit geval ten goede aan de vereniging.

 Procedure bij opzegging door de vereniging
Artikel 10
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 lid 5 van de statuten, kan, na verkregen machtiging door de Algemene Vergadering, het lidmaatschap van een lid door het bestuur worden opgezegd. De opzegging dient schriftelijk, aangetekend met ontvangstbevestiging (poststuk) en met redenen omkleed, met inachtneming van een opzegtermijn van vijf (5) weken, gerekend vanaf datum verzending brief, te geschieden. Het lid dient binnen de gestelde termijn van minimaal één maand schriftelijk aan het bestuur kenbaar te maken, dat hij/zij tegen het besluit bij de Algemene Vergadering beroep wenst aan te tekenen. Het lid zal in de gelegenheid worden gesteld, op deze Algemene Vergadering zijn/haar standpunt terzake uiteen te zetten en te bepleiten.  Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
2. Indien de opzegging definitief is geworden, is het bepaalde onder artikel 9  tweede t/m vierde lid van dit huishoudelijk reglement voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing.
3. Indien de Algemene Vergadering besluit tot gegrond verklaring van het beroep, blijft het
lidmaatschap onverminderd voortduren.

 Procedure ontzetting uit het lidmaatschap

Artikel 11
 Betrokkene zal in de gelegenheid worden gesteld op de Algemene Vergadering waarin zijn/haar beroep tegen het besluit tot ontzetting zal worden behandeld, zijn/haar standpunt uiteen te zetten en te bepleiten. Het bepaalde bij artikel 10 van dit reglement is hierbij, voorzover mogelijk, van overeenkomstige toepassing.
HET BESTUUR

Kandidaatstelling

Artikel 12
 De kandidaatstelling voor een bestuursfunctie dient te geschieden bij een daartoe schriftelijke mededeling welke uiterlijk 14 dagen voor de Algemene Vergadering waarin de verkiezing zal plaatsvinden door het bestuur te zijn ontvangen.
Taken en bevoegdheden van het bestuur

Artikel 13
1. Het bestuur is belast met de leiding van de vereniging. Het zorgt voor de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement en de uitvoering van de genomen besluiten. Het bestuur kan, op grond van artikel 13 lid 3 van de statuten, de door haar benodigde geachte commissies instellen. Het bestuur benoemt en ontslaat, de leden van de door haar ingestelde commissies. Het bestuur oefent, behoudens ten aanzien van de Commissie van Onderzoek en de Taxatie- en Tuincontrolecommissie, controle uit op alle aangestelde commissies en kan na overleg, hun besluiten wijzigen, schorsen of teniet doen.
2. Het bestuur is voor al haar handelingen verantwoording verschuldigd aan de Algemene Vergadering.
3. Alle voor de vereniging bindende stukken dienen alvorens zij door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend, door het bestuur te worden goedgekeurd.
4. Indien een (verenigingskandidaat)lid van de vereniging de bepalingen van de statuten en/of het huishoudelijk reglement overtreedt, dan kan het bestuur dat (verenigingskandidaat) lid afhankelijk van de ernst en de frequentie van de overtreding, één van de navolgende straffen opleggen:
- een schriftelijke berisping;
 - één of meer extra werkbeurten;
- een geldboete, tot een van overtreding afhankelijk bedrag, met een minimum van
  € 25,00 en een maximum van € 100,00.
Tegen een besluit tot oplegging van een boete kan binnen een maand beroep bij de Algemene Vergadering worden ingesteld. Het bepaalde bij artikel 8 lid 9 b van de statuten is hierbij voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing.
5. Bij het geen gevolg geven aan de opgelegde strafmaatregel, herhalen of voortduren van de overtreding, een ernstige overtreding van de statuten en/of het huishoudelijk reglement en bij het op onredelijke wijze benadelen van de vereniging, is het bestuur bevoegd het (verenigingskandidaat)lid uit het lidmaatschap te ontzetten.
6. Voordat door het bestuur tot ontzetting kan worden overgegaan moet het lid per schrijven met ontvangstbevestiging van de overtreding en/of het niet voldoen aan de opgelegde strafmaatregel in kennis zijn gesteld. In deze kennisgeving wordt het lid in de gelegenheid gesteld zijn/haar nalatigheid, overtreding of onredelijke benadeling van de vereniging binnen een vastgestelde termijn ongedaan te maken.
7. Indien de nalatigheid, overtreding of onredelijke benadeling van de vereniging niet binnen de vastgestelde termijn ongedaan is gemaakt, kan het lid door het bestuur uit het lidmaatschap worden ontzet. De ontzetting wordt het lid eveneens per schrijven met ontvangstbevestiging bekend gemaakt. In dit schrijven dient de reden van de ontzetting te zijn vermeld.
8. Het lid kan overeenkomstig artikel 8 lid 9 b van de statuten tegen de ontzetting in beroep gaan.

Overige bevoegdheden

Artikel 14
1. De bestuursleden zijn gerechtigd tot het doen van voor de uitvoering van hun functie noodzakelijke kleine uitgaven, tot een door de voorzitter in overleg met de penningmeester vast te stellen bedrag. Periodiek maken zij hiervan een declaratie op voor de penningmeester.
2. Het aangaan van alle overige verplichtingen dient te geschieden door de voorzitter tezamen met de secretaris en/of de penningmeester, na verkregen goedkeuring van het bestuur.
3. Alle uitgaven en aan te gane verplichtingen dienen gedekt te zijn door: hetzij afzonderlijke besluiten van de Algemene Vergadering, hetzij door de in de Algemene Vergadering aangenomen begroting en/of reservering.
4. Behoudens de in artikel 13 lid 4 van de statuten bedoelde gevallen worden alle voor de vereniging bindende bescheiden, na goedkeuring door het bestuur, door de voor­zitter en de secretaris ondertekend.
5. De bescheiden voor het aangaan van de in artikel 13 lid 4 van de statuten bedoelde verplichtingen dienen ondertekend te worden door het gehele bestuur.

 Benoeming bestuursleden

Artikel 15
1. De bestuursleden worden overeenkomstig het bepaalde in artikel 12 van de statuten door de Algemene Vergadering benoemd en treden af volgens een op te stellen rooster.
2. De voorzitter, secretaris en de penningmeester nemen in het rooster van aftreden een zodanige plaats in, dat ieder jaar een van hen aftreedt.
3. In het geval dat kandidaten voor een bestuursfunctie kandidaat worden gesteld door de leden, dient dit schriftelijke te gebeuren. Deze kandidaatstelling moet ondertekend zijn door tenminste vijf procent van het aantal leden van de vereniging en dient tenminste zeven dagen na het verzenden van de agenda voor de vergadering te worden ingeleverd bij de secretaris. Daarnaast dient het kandidaat gestelde lid voor de algemene vergadering een ondertekende bereidverklaring bij de secretaris in te leveren.
4. Het bestuur benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter en eventueel ook een plaatsvervangend secretaris en een plaatsvervangend penningmeester.


 Bestuursvergaderingen

Artikel 16
1. De bestuursvergaderingen worden geleid door de voorzitter of bij zijn/haar afwezigheid door zijn/haar plaatsvervanger.
2. De oproep voor een vergadering dient tenminste vier dagen voor de datum van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn.
3. De bestuursleden zijn te allen tijde verplicht de voorzitter alle inlichtingen omtrent de met hun functie in verband staande zaken te verstrekken en inzage van hun beschei­den te geven.
4. Bestuursvergaderingen worden belegd door de voorzitter, zo dikwijls hij dat nodig oordeelt, doch tenminste één maal per maand. De bestuursleden zijn verplicht in iedere bestuursvergadering alle inlichtingen omtrent de met hun functie verband houdende zaken te verstrekken.
5. Op voorstel van tenminste twee bestuursleden wordt onder opgave van één of meer te   behandelen punten binnen een redelijke termijn doch uiterlijk binnen 21 dagen een bestuursvergadering uitgeschreven.
6. De besluiten in een bestuursvergadering worden bij meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van de stemmen is het voorstel verworpen. Indien het aantal be­stuursleden onder het minimum komt, dienen voor het nemen van geldige besluiten alle bestuursleden aanwezig te zijn.
7. Er wordt mondeling gestemd, tenzij een bestuurslid een andere methode wenselijk acht.
8. Van alle vergaderingen worden door een daartoe aangewezen bestuurslid notulen
gehouden.

De voorzitter

Artikel 17
1. De voorzitter is belast met de algemene leiding van de vereniging en het voorbereiden van het beleid. Hij/zij leidt alle vergaderingen en is woordvoerder namens de vereni­ging en representeert de vereniging naar buiten.
2. Hij/zij houdt toezicht op de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement en geeft leiding aan het bestuur.
3. Hij/zij draagt zorg voor de uitvoering van de besluiten, die door de diverse organen zijn genomen.
4. Alle voor de vereniging bindende stukken worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend. Bij afwezigheid door zijn plaatsvervanger.

 De secretaris
Artikel 18
1. De secretaris is belast met:
a. de correspondentie van de vereniging, de archivering daarvan en het informeren van het bestuur omtrent de correspondentie;
b. het beheer van het verenigingsarchief;
c. de zorg voor de (verenigingskandidaat)ledenlijst;
d. de schriftelijke voorbereiding van de bestuurs- en Algemene Vergaderingen en de verslaglegging daarvan;
e. het opstellen van het jaarverslag van de vereniging;
f. de publicatie van de verenigingswachtlijst;
g. het tijdig op de hoogte stellen van en het inzage verschaffen aan het bestuur
omtrent alle ingekomen informatie.

 De penningmeester
Artikel 19
1. De penningmeester is belast met:
a. het voorbereiden van de jaarlijkse begroting alsmede de toelichting daarop;
b. het opstellen van nota's inzake de jaarlijkse bijdragen en andere te vorderen bedragen, alsmede het tijdig innen daarvan;
c. het zorgdragen voor de tijdige betaling van ingekomen rekeningen en declaraties, nadat hij/zij heeft vastgesteld dat:
- de uitgaaf/verplichting is opgenomen in de door de Algemene Verga­dering vastgestelde begroting;
- niet op de begroting voorkomende uitga­ven hoger dan € 1000.- moeten vooraf door de Algemene Verga­dering worden goedgekeurd, tenzij er sprake is van spoedeisendheid. De uitgaaf dient dan op de eerstvolgende Algemene Vergadering alsnog te worden bekrachtigd;
- de voorzitter of bij diens afwezigheid zijn/haar plaatsvervanger, de betreffende verplichting/aankoop met zijn/haar paraaf op de bestelbon/rekening heeft gefiatteerd;
- degene, die de goederen in ontvangst heeft genomen, voor de goede ontvangst heeft getekend;
- de in rekening gebrachte prijzen en de berekening van het totaalbedrag juist zijn;
d. het voeren van een overzichtelijke boekhouding, die qua indeling aansluit bij
de begroting en de jaarrekening en die wekelijks wordt bijgewerkt;
e. het opstellen van de halfjaarlijkse rekening van baten en lasten en de balans,
alsmede een toelichting daarop;
f. het verschaffen van inzage in de boekhouding en alle daarop betrekking heb-
bende bescheiden aan het bestuur en de commissie van onderzoek;
g. het adviseren inzake financiële aspecten van het bestuursbeleid en het beheer
van de vereniging.

 De commissaris
Artikel 19 a
 Binnen de vereniging zijn commissarissen actief. De commissaris is tevens lid van het bestuur. Iedere commissaris beschikt over een individueel (schriftelijk vastgelegd) takenpakket. Het takenpakket is afgestemd op de (vrije)tijd die de commissaris aan de vereniging kan besteden en de specifieke capaciteiten waarover de commissaris beschikt.
 Ondermeer omvatten deze taken:
a. het toezicht houden op de toestand van het verenigingsgebouw, winkel, paden, sloten, hekken en toegangsbruggen;
b. het beheren en keuren van tuinmaterialen in het werkhok en op het complex;
c. het coördineren van de werkbeurten;
d. het optreden als contactpersoon van de tuincontrolecommissie;
e. het beheren van de openbare groenvoorziening;
f. het implementeren en actueel houden van het veiligheidsbeleid;
g. het uitvoeren van bouwkundig onderhoud van de verenigingsopstallen;
h. het onderhouden en keuren van elektrotechnische installaties.
Overige bestuurders

Artikel 20
 De secretaris en de penningmeester kunnen met instemming van de overige bestuurders een deel van hun werkzaamheden overdragen aan een andere bestuurder.
Rooster van aftreden
wp89935460.png